Du L1 au M1 2023-2024

Vous souhaitez réaliser, dans le cadre de votre formation, un stage.
Le stage doit durer au plus 6 mois (temps plein), et vous devrez percevoir une gratification de l'organisme d’accueil si la durée du stage est supérieure à 2 mois.

Pour les stages de L3 et de M1 donnant lieu à délivrance d’ECTS : le stage doit être d’au moins 8 semaines. (Pour le L1 et L2, le stage est sans délivrance d’ECTS).
Pour le L3 et le M1 vous devrez rédiger un rapport à la fin du stage et une soutenance aura lieu début septembre 2023.

Il ne faut pas s'y prendre à la dernière minute¹⁾. À partir du moment où vous avez une offre concrète de l'organisme d'accueil, il faut encore compter au moins 2 semaines pour l'établissement de la convention et pour boucler le circuit des signatures.
Voici quelles sont les étapes de la procédure :

Il vous faudra au préalable faire valider votre projet de stage par le référent stage Eugène Asarin.
C’est particulièrement important quand le stage permet la validation d’ECTS.

Envoyez un mail avec le sujet de stage, la société où il se déroule, la modalité de déroulement (lieu où s'effectuera le stage, temps de travail, etc), ainsi que les dates de début et fin. Le responsable vous validera le projet de stage et vous affectera un enseignant référent à l'Université.

L'entreprise doit également vous affecter un tuteur dans son personnel. Quelques liens utiles :

• L'espace PRO de l'Université (JobTeaser) avec des offres de stages et d'embauche
• L'espace carrière de l'Université donne des conseils utiles et vous permet de prendre rendez-vous avec un conseiller

• Consulter la la check list stages de l'Université et la page de l'Université sur les stages ;
• Préparer toutes les informations nécessaires à la saisie de la convention. L’article « Je crée ma convention de stage sur PStage » dans l' espace carriere fournit un récapitulatif de ces informations ;
• Suivre le chemin https://u-paris.fr/faire-un-stage/ pour la saisie de la convention sur l'outil PStage ;
• Lien utile pour calculer le nombre de jours de présence et les heures travaillées : https://www.joursouvres.fr (ne pas oublier de configurer les heures de travail en choisissant une semaine de 35H par exemple) ;
• L'enseignant référent vous sera indiqué par le responsable d’année ;
• Imprimer le récapitulatif et faire valider la bonne saisie des informations avec l'entreprise ;
• Une fois cela fait, faites parvenir à votre gestionnaire pédagogique les deux documents suivants :

1. une attestation de responsabilité civile précisant la couverture pour les dommages corporels, matériels et immatériels pendant le stage. L'attestation de responsabilité civile doit couvrir la durée totale du stage, et doit préciser que les stages en entreprise sont couverts. Normalement, vous demandez cette attestation auprès de votre assurance (c'est parfois intégré dans un contrat d'assurance habitation), pas à l'assurance maladie,
2. un justificatif d'adhésion à l'assurance maladie (voir cette page de l'assurance maladie)

• En retour votre gestionnaire de scolarité validera votre saisie sur PStage. Une fois validée, la convention ne peut plus être modifiée, d'où l'importance de confirmer la saisie avec l'entreprise ;
• Attendre un mail de votre gestionnaire de scolarité vous confirmant que votre convention de stage a été validée et vous envoyant votre convention validée. Vous ne pouvez pas imprimer la convention avant qu'elle a été validée.

Pour mémoire, votre gestionnaire de scolarité est:

• L1 et L2 - Audrey Dalla Francesca
• L3 - Raja Taimes
• M1 - Mickael Ferreira

• Imprimez la convention en trois exemplaires ;
• Vous signez en tant que stagiaire sur les trois exemplaires.
• Faites signer les trois exemplaires par l'entreprise, et par votre tuteur de stage dans l'entreprise. Attention toutes ces signatures doivent être des originaux. Ne pas faire signer une seule fois et puis nous soumettre des photocopies. Pas de scan couleur. Une signature “P/O” (“pour ordre”) n'a aucune valeur juridique et sera refusée. En outre, n'oubliez pas de faire apposer le cachet de l'organisme d'accueil.
• Déposez à l'UFR les trois exemplaires dûment signés, soit le matin à l'accueil de l'UFR Informatique (salle 2007, 2ème étage Sophie-Germain), soit directement à votre gestionnaire de scolarité (lui envoyer d'abord un mail pour prendre rendez-vous) ;
• Quand les exemplaires sont signés par l'enseignant référent et la directrice de l'UFR (qui signera pour la présidence de l'Université), vous allez recevoir un mail vous indiquant la disponibilité des conventions signées. Nous garderons un des exemplaires, les deux autres sont pour l'entreprise et pour vous. Vous pourrez alors prendre les deux exemplaires et en transmettre un par vos soins à l'entreprise (c'est ce que nous vous recommandons) ; nous pouvons sinon les envoyer par la poste.

Un avenant est obligatoire en cas d'un changement en cours de stage (présentiel versus télétravail par exemple, ou changement de lieu, …). L'avenant peut être rempli en ligne; le lien est accessible depuis la page des stages. Ensuite l'avenant doit passer par le même processus de signatures que la convention.